MSWordGPO-01Во многих компаниях, для большинства пользователей основным (а иногда и единственным) продуктом, который использует большая часть сотрудников, является тестовый редактор Microsoft Word, входящий как ключевой компонент программного продукта Microsoft Office. В принципе, изначально после установки данный продукт настроен оптимальным образом, и большинство людей использует его, не внося какие-либо изменений в настройки. Если посмотреть на этот программный продукт глубже и хотя бы открыть диалоговое окно «Параметры Word», то можно увидеть, что Microsoft Word включает в себя около двухсот различных настроек, позволяющих подогнать данный продукт непосредственно под свои потребности.

Если перед вами стоит задача, связанная с настройкой некоторых параметров данного продукта для нескольких компьютеров, входящих в домашнее окружение или в рабочую группу, думаю, вас не сильно затруднит, перебрать все настройки и вручную изменить тот или иной параметр. Но если вам нужно поменять определенные настройки для десятка или сотни пользователей, расположенных в нескольких подразделениях на разных этажах, то такое занятие займет у вас продолжительное время, грубо говоря, потраченное зря.

Как многие из вас знают, для централизованного распространения общесистемных настроек и настроек некоторых программных продуктов, целесообразно использовать функционал групповой политики. В этой статье речь пойдет в распространении настроек Microsoft Word 2010 средствами групповой политики, на компьютеры с операционной системой Windows 7, входящие в домен Active Directory, работающим в режиме домена Windows Server 2008 R2 в фиктивной компании Biopharmaceutic.

Где можно найти административные шаблоны для Microsoft Word?

Скорее всего, на начальном этапе централизованного развертывания настроек для такого продукта как Microsoft Word этот вопрос у вас возникнет в первую очередь. Разумеется, такого административного шаблона вы не найдете ни в оснастке «Редактор локальной групповой политики» на клиентском компьютере, так и в оснастке «Редактор управления групповыми политиками», вызываемой из оснастки «Управление групповой политики» на контроллере домена. Так как такие административные шаблоны изначально не предоставляются при установке программного продукта Microsoft Office, такой шаблон следует или написать собственноручно, что у вас может занять довольно продолжительное время, или же такой набор шаблонов попробовать откуда-то загрузить, а затем импортировать в свою инфраструктуру.

Естественно, второй вариант является более приоритетным, так как, импортировав существующий административный шаблон, вы избавите себя от написания тысячи строк и этим сэкономите массу своего времени. Естественно, Microsoft предоставляет вам такую возможность. Для того чтобы загрузить набор административных шаблонов продуктов Microsoft Office, вам нужно перейти по следующей ссылке и загрузить набор административных шаблонов в зависимости от разрядности установленного в вашей среде продукта Microsoft Office.

После того как файл с административными шаблонами будет загружен, перед импортом необходимого шаблона, вам нужно будет его распаковать. Для этого локализуйте загруженный файл и запустите его. В отобразившемся окне «The Microsoft Office 2010 Administrative Templates» примите условия лицензионного соглашения и нажмите на кнопку «Continue». В отобразившемся диалоговом окне «Обзор папок» выберите папку, в которую должны быть изначально скопированы ADMX и ADML-файлы. Буквально за несколько секунд файлы будут скопированы в указанную вами папку:

MSWordGPO-02

Рис. 1. Процесс сохранения файлов административных шаблонов на компьютер

На следующем этапе нужно будет скопировать файлы административных шаблонов в определенную папку, чтобы при открытии оснастки «Редактор управления групповыми политиками» вы могли сразу найти требуемые административные шаблоны. Если вы будете управлять настройками Microsoft Word средствами групповой политики на компьютере, входящем в рабочую группу, вам нужно будет скопировать ADMX-файл, не зависящий от языка и файл языковых ресурсов ADML в папку %SystemRoot%\PolicyDefinitions.

Если же вы будете настраивать Microsoft Word на компьютерах, которые входят в домен Active Directory, вам сначала понадобится создать центральное хранилище, другими словами, отдельную папку, размещенную в %SYSVOL%, которая будет содержать все требуемые файлы ADMX и ADML. Процедура создания центрального хранилища была подробно описана в одной из моих предыдущих статей по работе с групповыми политиками. В следующем примере будут рассматриваться развертывание настроек Microsoft Word для компьютеров, которые входят в домен.

Для того чтобы в оснастке редактора управления групповыми политиками не появилось сразу множество ненужных административных шаблонов, я рекомендую на этом этапе скопировать в центральное хранилище только файл «word14.admx» и «word14.adml» из той папки языковых ресурсов, язык которой совпадает с языками установленного продукта Microsoft Office на клиентских компьютерах. После того как вы выполните все указанные ранее действия, можете переходить непосредственно к процессу развертывания настроек MS Word средствами групповой политики.

Развертывание настроек Microsoft Word на клиентские компьютеры

После того как вы выполните все предварительные требования, можно приступить к самому процессу развертывания настроек средствами групповой политики. Изложенный ниже материал предусматривает, что на компьютерах, для которых будет распространяться указанный в статье объект групповой политики, установлены операционная система Windows 7 и Microsoft Office 2010. В следующем примере будут рассматриваться изменения восьми настроек программы, расположенных в категориях «Правописание», «Сохранение», «Лента» и «Дополнительно». Итак, чтобы внести изменения в настройки, присутствующие в указанных выше категориях, выполните следующие действия:

  1. Откройте оснастку «Управление групповой политикой». В отобразившейся оснастке, в дереве консоли разверните узел «Лес: %имя леса%», узел «Домены», затем узел с названием вашего домена. После этого перейдите к узлу «Объекты групповой политики» и в выбранном узле создайте объект групповой политики, например, «Настройка Microsoft Word 2010». Выберите созданный объект GPO, нажмите на нем правой кнопкой мыши и из контекстного меню выберите команду «Изменить», предназначенную для открытия оснастки «Редактор управления групповыми политиками»;
  2. В отобразившейся оснастке «Редактор управления групповыми политиками» разверните узел Конфигурация пользователя\Политики\Административные шаблоны. Обратите внимание на то, что помимо стандартных дочерних узлов, в дереве оснастки вы можете обнаружить узел «Microsoft Word 2010» с восемью дочерними узлами и множеством параметров политики. На следующей иллюстрации изображена оснастка «Редактор управления групповой политикой» с развернутым узлом «Microsoft Word 2010»:
    MSWordGPO-03

    Рис. 2. Узел «Microsoft Word 2010» редактора управления групповыми политиками

     

  3. В новом меню Microsoft Word 2010 появилось новое меню Backstage, где вы можете просматривать последние открытые документы. По умолчанию там отображается 25 последних открытых документов Microsoft Word. При помощи параметров групповой политики вы можете изменить значение, указанное по умолчанию. Для этого перейдите в узел «Дополнительно» и выберите параметр политики «Число документов в списке последних документов». В отобразившемся диалоговом окне установите переключатель на опции включить и в соответствующем поле укажите то число документов, которое, как вы считаете, будет оптимальным для ваших пользователей. Например, как видно ниже, я указал максимальное количество 30 документов:
    MSWordGPO-04

    Рис. 3. Параметры политики «Число документов в списке последних документов»

     

  4. Следующая настройка, которая будет изменена, это параметр, указывающий на автоматическую проверку правописания. Полагаю, что каждый человек, который хотя бы один раз работал в любой версии Microsoft Office, мог заметить, что при вводе неправильных слов, они будут подчеркнуты волнистой красной или зелёной линией. Эти подчеркивания обозначают, что в программе работает автоматическая проверка орфографии и грамматики, во время которой текстовый редактор сравнивает введенные вами слова со словами из основного словаря. Чтобы пользователи случайно не отключили эту возможность и не показали своим коллегам свою истинную грамотность, нужно запретить пользователям снимать этот флажок. В настройках программы Microsoft Word данная настройка расположена в группе «Правописание» диалогового окна «Параметры Word». Для этого в узле «Microsoft Word 2010» редактора управления групповыми политиками разверните узел «Параметры Word» и выберите узел «Правописание». Откройте диалоговое окно свойств «Автоматически проверять грамматику», установите переключатель на опции «Включить». Помимо этого, для включения автоматической проверки грамматических ошибок установите соответствующий флажок и выберите из раскрывающегося списка цвет, используемый для пометки грамматических ошибок. По умолчанию такой цвет красный. Настроенный параметр политики изображен на следующей иллюстрации:
    MSWordGPO-05

    Рис. 4. Параметры политики «Автоматически проверять грамматику»

     

  5. Если могут быть грамматические ошибки, то не стоит исключать тот вариант, что пользователи могут допускать еще и орфографические ошибки. Поэтому будет неплохо, если помимо предыдущего параметра политики, вы также настроите параметр политики, выполняющий действия, аналогичные действиям флажка «Также проверять орфографию» из диалогового окна параметров программы. Для этого находясь в узле «Правописание» откройте диалоговое окно параметров политики «Также проверять орфографию». В отобразившемся диалоговом окне установите переключатель на опцию «Включить»;
  6. Нередко можно встретить ситуации, когда при вводе текста пользователи забывают, что у них включена клавиша Caps Lock и они случайно не глядя на экран несколько минут вводят текст, а затем поднимают голову и с криками нервно начинают стирать целые абзацы и вводить весь текст заново. Этого можно избежать, если установить соответствующий флажок в диалоговом окне параметров автозамены. Для того чтобы централизовано указать такую настройку всем вашим пользователям, перейдите в узел «Автозамена» и откройте окно параметров политики «Устранять последствия случайного нажатия cAPS LOCK». В отобразившемся диалоговом окне, как видно на следующей иллюстрации, установите переключатель на опцию «Включить»:
    MSWordGPO-06

    Рис. 5. Параметры политики «Устранять последствия случайного нажатия cAPS LOCK»

     

  7. Функционал Microsoft Word также поддерживает отличную функцию автоматического форматирования введенного текста. Например, вы можете установить параметр, позволяющий автоматически заменять дроби вида 1/2 на соответствующие знаки. Для этого в узле «Автоформат при вводе/Заменять при вводе» откройте свойства параметра «Дроби (1/2) соответствующими знаками» и установите переключатель на опцию «Включить». Как видно ниже, при помощи графического интерфейса, вы можете указать тот же параметр на вкладке «Автоформат» диалогового окна «Автозамена» параметров правописания Microsoft Word:
    MSWordGPO-07

    Рис. 6. Параметры автоформата

     

  8. Возникали ли хоть когда-то у ваших пользователей такие ситуации, когда после того как они набрали огромную часть своего документа у них закрывался с ошибкой текстовый редактор или «якобы случайно» перезагружался компьютер, или же в здании вообще выключали свет? Наверняка, такие ситуации случались. Для того чтобы у пользователей максимально часто сохранялись их документы, вы можете настроить параметры автоматического сохранения. Для этого перейдите в узел «Сохранить» и откройте диалоговое окно свойств параметра «Автосохранение». В отобразившемся диалоговом окне установите переключатель на опцию «Включить», а затем, используя соответствующий контрол установите необходимое время в минутах, например на 3 минуты. Теперь ваши пользователи смогут меньше волноваться о потере своих данных:
    MSWordGPO-08

    Рис. 7. Параметры политики «Автосохранение»

     

  9. Помимо пользователей, которые лишь вводят текст, у вас также могут быть сотрудники, которые периодически пишут разнообразные макросы, а как многие из вас знают, для написания макросов в ленте Microsoft Office 2010 существует скрытая по умолчанию вкладка «Разработчик». Опытные пользователи, которым действительно нужна такая вкладка, включают ее автоматически. Думаю, таким пользователям было бы значительно удобнее, если бы эта вкладка у них отображалась автоматически. Для этого в узле «Настройка ленты» редактора управления групповой политики выберите параметр «Показывать вкладку «Разработчик» на ленте». В диалоговом окне свойств текущего параметра установите переключатель на опции «Включить»;
  10. Последний параметр, о котором будет идти речь в этой статье, предназначен для определения единиц измерения, используемой для горизонтальной линейки, а также разметки в диалоговых окнах программы по умолчанию. Как в графическом интерфейсе программы, так и средствами групповой политики вы можете указать такие единицы измерения, как «Дюймы», «Сантиметры», «Миллиметры», «Пункты» или «Пики». Чтобы указать единицы измерения средствами групповой политики, например, сантиметры, в узле «Дополнительно» откройте диалоговое окно свойств параметра политики «Единицы измерения». В появившемся диалоговом окне установите флажок на опции «Включить» и из раскрывающегося списка выберите требуемую единицу измерения, например, как показано ниже:
    MSWordGPO-09

    Рис. 8. Параметры политики «Единицы измерения»

     

  11. Конечно, указанные выше восемь параметров Microsoft Word это лишь небольшая часть среди того количества параметров, которые вы можете настраивать для оптимальной работы с данной программой ваших сотрудников. После того как все настройки, указанные вами будут внесены, следует привязать созданный вами объект GPO к подразделению, содержащему учетные записи ваших пользователей. В данном примере, таким подразделением выступает подразделение «Пользователи», которое является родительским подразделением в иерархии подразделений с пользовательскими учетными записями. Закройте оснастку «Редактор управления групповой политики» и свяжите созданный объект групповой политики. Для этого, в дереве консоли оснастки «Управление групповой политикой» выберите подразделение, нажмите на нем правой кнопкой мыши и из контекстного меню выберите команду «Связать существующий объект групповой политики». В отобразившемся диалоговом окне «Выбор объекта групповой политики» выберите данный объект групповой политики и нажмите на кнопку «ОК». Разверните контейнер «Пользователи» и выберите связанный объект групповой политики. Перейдите на вкладку «Таблица» и так как в текущем объекте групповой политики настраивались только те параметры, которые расположены в узле «Конфигурация пользователя», из раскрывающегося списка «Состояние GPO» выберите команду «Параметры конфигурации компьютера отключены». В диалоговом окне с предупреждением нажмите на кнопку «ОК».
    MSWordGPO-10

    Рис. 9. Отключение параметров конфигурации компьютера для связанного объекта групповой политики

     

Пришло время проверить, применились ли указанные ранее параметры Microsoft Word к программному обеспечению ваших пользователей. Выполните вход под пользовательской учетной записью на компьютер с установленным программным продуктом Microsoft Office 2010. Откройте Microsoft Word, где вы сразу на ленте заметите, что появилась вкладка «Разработчик», параметр которой настраивался на шаге 9 ранее. Теперь перейдем к диалоговому окну параметров Word. Как видно на следующей иллюстрации, в группе «Дополнительно» на опции «Число документов в списке последних файлов» указано значение 30, а в качестве единицы измерения указаны сантиметры. То есть сразу можно сказать, что, по меньшей мере, три параметра из восьми были успешно применены. Если хотите проверить, были ли применены настройки для оставшихся пяти параметров, перейдите в соответствующие группы диалогового окна параметров программы и перепроверьте самостоятельно.

MSWordGPO-11

Рис. 10. Диалоговое окно параметров Microsoft Word

Заключение

Из этой статьи вы узнали о том, каким образом можно централизовано настраивать текстовый редактор Microsoft Word, который входит в комплект программного продукта Microsoft Office 2010. Был подробно описан процесс создания объекта групповой политики и приведены примеры настройки восьми параметров, расположенных в графическом интерфейсе настройки Microsoft Word в разных группах диалогового окна «Параметры Word».

Естественно, функционал групповой политики позволяет вам настраивать значительно меньше параметров программы, нежели средствами графического интерфейса. Поэтому, если у вас не получится найти тот или иной параметр в загруженном административном шаблоне, вам нужно будет или модифицировать существующий шаблон, или воспользоваться элементом предпочтения реестра, расположенном в узле Конфигурация компьютера\Настройка\Конфигурация Windows\Реестр.

Реклама